המרת Word ל-PDF אונליין, בלי צורך ב-Office

סיימתם את המסמך ב-Word. מי שבצד השני רוצה PDF. אתם בטלפון, במחשב נייד שאול או במחשב עבודה נעול שבו אי אפשר להתקין Office. הפתרון הוא להמיר Word ל-PDF אונליין, ישירות בדפדפן.

המדריך הזה מכסה למה PDF הוא הפורמט הנכון לשליחה, מהן הדרכים הנפוצות לבצע את ההמרה, איך עושים זאת ב-Seedr, ואילו מלכודות הופכות כלים חינמיים מסוימים לפחות שימושיים ממה שהם נראים.

למה Word ו-PDF ממלאים תפקידים שונים

Word (DOC ו-DOCX) הוא פורמט עריכה. הוא שומר את הטקסט שלכם, את הסגנונות, את השינויים במעקב וגם הרבה מטא-דאטה שמקלה להמשיך לעבוד על הקובץ. PDF (Portable Document Format) הוא פורמט סופי. הוא מטמיע גופנים ופריסה כדי שהמסמך ייראה זהה בכל מכשיר, והוא עמיד בפני עריכות בשוגג מצד הנמענים.

כשאתם שולחים קורות חיים כ-DOCX, ה-Word של המגייס עלול להחליף את הגופן שלכם ולהזיז את הפריסה. הצעה מרובת עמודים עלולה להתחלק לעמודים אחרת. לקוח שפותח את החשבונית שלכם בטלפון עלול לראות טבלה שבורה. שליחת אותו תוכן כ-PDF מסירה את המשתנים האלה.

ההמרה עצמה פשוטה. מנוע הפריסה של Word מצייר את המסמך לעמודים, ואז העמודים האלה עוברים סריאליזציה ל-PDF. הפלט אמור להתאים למה שאתם רואים כשלוחצים "הדפסה" ב-Word.

הדרכים הרגילות להמיר

יש כמה דרכים נפוצות. לכל אחת יש את המקום שבו היא הכי טובה.

• Microsoft Word עצמו. קובץ ← שמירה בשם ← PDF, או קובץ ← ייצוא. זה הממיר המדויק ביותר למסמכי Word, כי Word מצייר את הפורמט של עצמו. הבעיה היא שצריך Word מותקן ובעל רישיון.
• LibreOffice או Google Docs. שניהם פותחים DOCX ומייצאים PDF בחינם. LibreOffice רץ מקומית; Google Docs רץ בדפדפן. נאמנות הפריסה לרוב טובה אבל לא מושלמת: גופנים יוצאי דופן, טבלאות מורכבות ואובייקטים מוטמעים עלולים לזוז.
• ממירים חינמיים אונליין (SmallPDF, iLovePDF, הכלי המקוון של Adobe ועוד הרבה חיקויים). מעלים, ממירים, מורידים. מהיר ולרוב חינמי, אבל רובם מטילים מגבלות גודל קובץ, מציגים סימני מים בפלט, מגבילים את מספר ההמרות ביום או מבקשים הרשמה אחרי הראשונה. גם פרטיות היא גורם: המסמך שלכם יושב על השרתים שלהם למשך תקופת שמירה כלשהי.
• שורת פקודה. _{libreoffice --headless --convert-to pdf file.docx} או _{pandoc file.docx -o file.pdf} עובדים היטב בסקריפטים. מוגזם לפעולה חד-פעמית.
• הדפסה ל-PDF. בכל מערכת הפעלה מודרנית, תיבת ההדפסה יכולה "להדפיס ל-PDF". זה עובד, אבל רק אם יש לכם אפליקציה שפותחת DOCX.

להמרה אחת מהירה, כל אחת מאלה בסדר. החיכוך מופיע כשעושים את זה הרבה או כשצריך לשמור את הפלט במקום שאפשר למצוא אותו שוב.

עושים את זה ב-Seedr

Seedr שומר את הקובץ בענן שלכם וממיר אותו בצד השרת. בלי התקנה, בלי סימן מים, בלי מכסה יומית בתהליך הבסיסי.

1. היכנסו ל-Seedr ופתחו את הקבצים שלכם.
2. העלו את ה-DOC או ה-DOCX: גרירה ושחרור, בחירת קובץ, או הדבקת קישור אם הוא מתארח אונליין.
3. כשהקובץ מופיע בענן שלכם, לחצו עליו לחיצה ימנית.
4. בחרו המרה, ואז בחרו PDF כפורמט הפלט.
5. Seedr מעבד את ההמרה ושומר את ה-PDF לצד המקור בענן שלכם.
6. הורידו את ה-PDF, שתפו אותו או השאירו אותו ב-Seedr כדי לגשת אליו מכל מכשיר.

ה-PDF שהומר שומר על גופנים, רווחים, שבירות עמוד ופריסה מהמקור. DOC ו-DOCX עובדים באותה צורה.

אם צריך לבצע שינוי לפני ההמרה, פתחו את המסמך במקום אחר (Word, Google Docs, LibreOffice), העלו אותו מחדש ואז המירו. Seedr לא משכתב תוכן DOCX בדפדפן; הוא ממיר את מה שהעליתם.

טיפים ומקרי קצה

כמה דברים שמבלבלים אנשים:

• גופנים יוצאי דופן. אם המסמך משתמש בגופן שאין לממיר, הוא מחליף אותו בדומה לו. הפריסה עלולה לזוז מעט. הטמיעו גופנים ב-DOCX או היצמדו לנפוצים (Arial, Calibri, Times New Roman).
• שינויים במעקב והערות. רוב הממירים צורבים סימון גלוי בפלט ה-PDF. קבלו או דחו שינויים לפני ההמרה אם אתם רוצים עותק נקי.
• שדות טופס. שדות טופס של DOCX הופכים לטקסט סטטי ב-PDF, אלא אם משתמשים בכלי ששומר במפורש על התנהגות טפסים.
• קבצים גדולים מאוד. מסמכים עם מאות תמונות ברזולוציה גבוהה עלולים להיות איטיים להמרה וגדולים בפלט. כווצו תמונות לפני ההמרה אם גודל המייל חשוב.
• סיסמאות. קובצי DOCX מוגנים בסיסמה נכשלים ברוב הממירים האונליין. הסירו קודם את הסיסמה.
• עמודים סרוקים בתוך DOCX. אלה תמונות. ה-PDF יכיל את אותן תמונות, ולא יתבצע זיהוי טקסט אלא אם תריצו OCR בנפרד.

אם הפלט נראה שגוי, השוו את המקור לתצוגה המקדימה להדפסה ב-Word. מה שרואים שם הוא מה שממיר PDF נאמן אמור להפיק.

איך זה משתלב עם שאר תהליך העבודה שלכם

שמירת מסמך ה-Word וה-PDF שנוצר באותו ענן מונעת את בעיית "איפה שמרתי את זה".

• חברו את Seedr ככונן דרך WebDAV, FTP או SFTP ושני הקבצים יופיעו במנהל הקבצים שלכם, בלי הורדה מחדש.
• הוסיפו הערות ל-PDF בעורך ה-PDF המובנה של Seedr: הוסיפו טקסט מעל, הדגישו קטעים, ציירו, הוסיפו תמונת חתימה ומלאו שדות טופס. לחצו על שמירת עריכות והעותק המסומן יישמר חזרה בענן שלכם.
• המירו עוד קבצים (תמונות ל-PDF, PDF ל-DOCX) באותו מרחב עבודה.

ההמרה היא שלב אחד בתהליך. מקום אחד לשמור בו את המקור, את הפלט ואת הדבר הבא שעושים איתם שומר את התהליך קצר.

סיכום

Word לעריכה; PDF לשליחה. מעלים את ה-DOCX, לחיצה ימנית על המרה, וזהו.