המרת DOCX ל-PDF אונליין, בשלב אחד

סיימתם מסמך ב-Word או ב-Google Docs. הצד השני רוצה PDF. במחשב שמולכם אין Office, או שאתם בטלפון, או שמדיניות ה-IT אוסרת התקנת תוכנות. המרת DOCX ל-PDF אונליין פותרת את זה בלי כל אלה.

המדריך הזה מסביר מהו DOCX באמת, מהן הדרכים הנפוצות להמיר אותו, איך עושים את זה ב-Seedr, ומהם מקרי הקצה שבהם המרה נאיבית מפיקה תוצאה שגויה.

מהו DOCX ולמה להמיר אותו

DOCX הוא הפורמט המודרני של Word. הוא החליף את פורמט ה-DOC הבינארי הישן ב-2007 והוא למעשה ארכיון ZIP של קובצי XML יחד עם מדיה משובצת. Word, Google Docs, LibreOffice, Pages ועשרות עורכים קטנים יותר קוראים וכותבים אותו. זה הופך את DOCX לפורמט עבודה טוב אבל לפורמט הפצה גרוע.

הבעיה בשליחת DOCX היא שכל אפליקציה מציגה אותו קצת אחרת. גופנים מוחלפים. מעברי שורה זזים. טבלה שנכנסה בעמוד אחד בעורך שלכם עלולה להתפצל לשניים אצל הנמען. שינויים במעקב והערות עלולים להיות גלויים לאנשים שלא התכוונתם להראות להם. PDF מקבע את הפריסה: מה שאתם רואים הוא מה שהצד השני רואה, בכל מכשיר.

אנשים נתקלים בהמרה הזו כל הזמן: מועמדויות לעבודה שדורשות קורות חיים ב-PDF, מסמכים משפטיים שצריכים להגיע בלי אפשרות שינוי, חשבוניות שחייבות להיראות אותו דבר בכל מסך, טפסים להדפסה, הגשות אקדמיות, וכל דבר שרוצים לארכב במצבו "הסופי".

הדרכים הרגילות להמיר

יש כמה אפשרויות, ולכל אחת יש פשרה.

• Microsoft Word. קובץ ← שמירה בשם ← PDF. הכי מדויק, כי Word מציג את הפורמט שלו עצמו. דורש רישיון Word והתקנה.
• Google Docs. מעלים את ה-DOCX, קובץ ← הורדה ← PDF. חינמי ועובד בדפדפן. נאמנות הפריסה טובה למסמכים פשוטים אבל עלולה לסטות במסמכים מורכבים עם גופנים מותאמים או מיקום מדויק.
• LibreOffice. חינמי, מקומי, רב-פלטפורמות ומטפל היטב ב-DOCX. דורש התקנה וקצת הגדרות.
• ממירים אונליין כמו SmallPDF, iLovePDF והכלי המקוון של Adobe. מהירים לשימוש חד-פעמי. שימו לב למגבלות גודל קובץ, לסימני מים בפלט, להגבלות המרה יומיות, לחומות הרשמה אחרי המשימה הראשונה, ולעובדה שהמסמך שלכם יושב על שרת של צד שלישי למשך תקופת שמירה כלשהי.
• שורת פקודה."> _{">libreoffice --headless --convert-to pdf file.docx} עובד בסקריפטים. שימושי כשממירים מאה קבצים; מוגזם עבור אחד.
• הדפסה ל-PDF. אם אפשר לפתוח את ה-DOCX, כל מערכת הפעלה מודרנית יכולה להדפיס ל-PDF מחלון ההדפסה. עובד, אבל דורש אפליקציה שמטפלת ב-DOCX.

בחרו לפי התדירות שבה אתם עושים את זה ולאן ה-PDF צריך להגיע אחר כך.

לעשות את זה ב-Seedr

Seedr ממיר DOCX ל-PDF בשרתים שלו ושומר את הפלט ליד המקור בענן שלכם.

1. היכנסו ל-Seedr ופתחו את הקבצים שלכם.
2. העלו את ה-DOCX: גרירה ושחרור, בורר קבצים, או הדביקו קישור אם הוא נמצא אונליין.
3. המתינו שנייה עד שהקובץ יופיע בענן שלכם.
4. לחצו קליק ימני על ה-DOCX.
5. בחרו ">Convert, ואז בחרו ">PDF.
6. המשימה רצה בצד השרת. ה-PDF מופיע באותה תיקייה כשהיא מסתיימת.
7. הורידו אותו, שתפו אותו, או השאירו אותו ב-Seedr ופתחו אותו מכל מכשיר.

ההמרה שומרת על גופנים, ריווח, מעברי עמוד ופריסה מהמקור. אם צריך לערוך את המסמך קודם, השתמשו ב-Word, ב-Google Docs או ב-LibreOffice, העלו מחדש ואז המירו. Seedr אינו עורך DOCX מלא, ולכן הוא ממיר את מה שנותנים לו ולא מאפשר לכתוב מחדש את גוף המסמך בדפדפן.

טיפים ומקרי קצה

כמה דברים שכדאי לדעת לפני שסומכים על הפלט:

• גופנים. אם ה-DOCX משתמש בגופן שאין לממיר, נעשה שימוש בתחליף. אורכי השורות עלולים לזוז. הטמיעו גופנים במקור, או היצמדו לגופני מערכת נפוצים.
• שינויים במעקב והערות. רוב הממירים מציגים אותם בתוך ה-PDF. אשרו או דחו שינויים קודם אם רוצים עותק הפצה נקי.
• שדות טופס. שדות טופס ב-DOCX בדרך כלל מומרים לטקסט סטטי, לא לשדות PDF אינטראקטיביים. אם צריך PDF למילוי, בנו אותו בכלי PDF במקום.
• תמונות גדולות. מסמכים עם הרבה תמונות ברזולוציה גבוהה מפיקים קובצי PDF גדולים. דחסו תמונות במקור לפני ההמרה אם גודל האימייל חשוב.
• סיסמאות ו-DRM. קובצי DOCX מוגנים נכשלים ברוב הממירים האונליין. הסירו את ההגנה קודם.
• מסמכים סרוקים. DOCX שמכיל עמוד סרוק הוא תמונה, לא טקסט. ה-PDF שיתקבל יכיל את אותה תמונה. לא תקבלו טקסט שניתן לחיפוש אלא אם תריצו OCR בנפרד. Seedr לא מבצע OCR על עמודים סרוקים.
• טבלאות שנשברות בין עמודים. לפעמים הממיר מחלק טבלה לעמודים אחרת מ-Word. בדקו את הפלט, ובמידת הצורך התאימו גבהי שורות או מעברי עמוד במקור.

השוו את ה-PDF לתצוגה המקדימה להדפסה של Word עבור אותו קובץ. זה קנה המידה להמרה נאמנה.

איך זה משתלב בשאר זרימת העבודה

כשגם ה-DOCX וגם ה-PDF נמצאים באותו ענן, שאר זרימת העבודה מתקצרת.

• חברו את Seedr ככונן דרך WebDAV (Master ומעלה), FTP או SFTP (Basic ומעלה). שני הקבצים מופיעים במנהל הקבצים בלי הורדה מחדש.
• הוסיפו הערות ל-PDF בעורך המובנה של Seedr: הוסיפו טקסט מעליו, סמנו, ציירו, הניחו תמונת חתימה, מלאו שדות טופס. לחצו Save edits והעותק עם ההערות נשמר בענן שלכם.
• המשיכו להמיר, מ-PDF בחזרה ל-DOCX, לתמונות או למסמך ממוזג, מאותו מרחב עבודה.
• שמרו את התוצאה במכשיר כשצריך עותק מקומי לאימייל או להעלאה.

ההמרה היא שלב אחד בזרימה ארוכה יותר. כל העניין הוא להחזיק את המקור, הפלט והפעולה הבאה במקום אחד.

לסיכום

DOCX נועד לכתיבה. PDF נועד לשליחה. מעלים, קליק ימני על Convert, וזהו.